Samodzielna obsługa przez zatrudnionego
Nasz nowoczesny system pozwala kandydatom na samodzielne uzupełnianie wszystkich niezbędnych danych i dokumentów online.
Dzięki temu procesowi nowi pracownicy mogą efektywnie i bezstresowo przygotować się do pierwszego dnia w nowym miejscu pracy, bez potrzeby angażowania dodatkowych osób.
Nasza platforma została zaprojektowana z myślą o maksymalnej wygodzie użytkowników. Kandydaci mogą w dowolnym czasie i miejscu uzupełniać swoje dane osobowe, bez konieczności wypełniania papierowych formularzy i przekazywania ich osobiście.
Nasze rozwiązanie to nie tylko wygoda dla kandydatów, ale również ogromna oszczędność czasu dla zespołów HR. Dzięki automatyzacji wielu procesów, dział rekrutacji może skupić się na najważniejszych zadaniach, zamiast tracić czas na zbieranie i weryfikację dokumentów.
Efektywność naszego systemu przekłada się na szybsze wprowadzenie nowego pracownika do zespołu. Wszystkie formalności są załatwiane z wyprzedzeniem, co pozwala nowemu członkowi zespołu skoncentrować się na swoich obowiązkach od pierwszego dnia pracy.
Podpis elektroniczny
Podpisywanie dokumentów za pomocą dokumentowego podpisu elektronicznego potwierdzonego jednorazowym kodem SMS lub podpisem kwalifikowanym.
W naszym systemie przechowywane są wszystkie dodane przez pracowników dokumenty takie jak np. świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa pracy itp.
Zatrudniane osoby mają możliwość podpisu dokumentów za pomocą dokumentowego podpisu elektronicznego, który potwierdzany jest przez jednorazowy kod SMS lub podpisem kwalifikowanym.
Informacje dotyczące aktualnego etapu wypełniania dokumentów są na bieżąco aktualizowane.
W sytuacji, w której jeden bądź kilka dokumentów nie zostanie podpisanych, w aplikacji wyświetlona zostanie informacja, iż dany dokument ,,oczekuje na podpisanie”.
Pracownicy „kadr” w Twojej firmie mogą na bieżącą monitorować działania wykonywane przez przyszłego pracownika. Pozwala to na efektywną kontrolę przebiegu procesu onboardingu.
Elektroniczna dokumentacja
W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań dotyczących efektywności pracy, teczka elektroniczna staje się niezastąpionym narzędziem dla każdej nowoczesnej firmy. Dzięki niej możesz przechowywać i zarządzać dokumentami w sposób szybki, bezpieczny i wygodny, eliminując potrzebę skanowania papierowych wersji.
- Automatyczne importowanie dokumentów z różnych źródeł (lokalne dyski, chmura, inne systemy zarządzania dokumentami).
- Narzędzia do masowej migracji dokumentów.
- Intuicyjne narzędzia do katalogowania i organizacji dokumentów według ustalonych kategorii, hierarchii folderów.
- Automatyczne indeksowanie dokumentów, co ułatwia wyszukiwanie i zarządzanie.
- Zapewnione całkowite bezpieczeństwo danych znajdujących się w systemie.
- Zgodność z międzynarodowymi normami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
- Narzędzia do monitorowania aktywności użytkowników i stanu dokumentów.
- Generowanie raportów dotyczących wykorzystania systemu, bezpieczeństwa oraz audytów zgodności.
Monitorowanie postępów
Aplikacja pozwala kontrolę i śledzenie przebiegu każdego etapu onboardingu danego zatrudnianego lub grupy zatrudnianych.
Możliwe jest monitorowane informacje w zakładkach takich jak:
- Metryczka,
- Badania lekarskie (+skierowania),
- Dane uzupełniające,
- Wykształcenie,
- Przebieg zatrudnienia,
- Rodzina,
- Osoba kontaktowa,
- Dokumenty,
- Załączniki,
- Komunikator.
Panel informacyjny
Panel informacyjny w systemie HRM to kluczowe narzędzie wspierające proces onboardingu nowych pracowników. Jego główną funkcją jest zapewnienie przejrzystego obrazu postępów, umożliwiając zarówno nowym pracownikom, jak i zespołom HR łatwe monitorowanie procesu adaptacji w firmie.
Panel prezentuje bieżący stan zaawansowania procesu onboardingu, wyraźnie zaznaczając, które zadania zostały już wykonane, a które jeszcze czekają na realizację.
Każdy etap procesu onboardingu jest dokładnie opisany, co pozwala na bieżąco śledzić, co zostało już zrobione i co jeszcze pozostało do ukończenia. Informacje te są aktualizowane w czasie rzeczywistym, co eliminuje ryzyko pominięcia jakiegokolwiek kroku.
Stopniowo wypełniające się niebieskie okręgi w panelu informacyjnym przekazują informacje o postępie w onboarding. Dzięki tej wizualizacji, użytkownicy mogą łatwo ocenić, ile zadań zostało już wykonanych oraz jakie konkretne zadania jeszcze czekają na realizację. To intuicyjne rozwiązanie pomaga w utrzymaniu wysokiego poziomu motywacji i zaangażowania zarówno nowo zatrudnionych pracowników, jak i zespołów odpowiedzialnych za onboarding.
Łatwe monitorowanie zadań pozwala na szybkie identyfikowanie ewentualnych opóźnień lub problemów, co umożliwia natychmiastowe wprowadzenie korekt i optymalizację procesu onboardingu.
Szkolenia online
System automatycznie stworzy dla Twoich pracowników zestawy szkoleń, które są wymagane do ukończenia przed rozpoczęciem pracy lub zaraz po zatrudnieniu. Aby dołączyć do szkolenia, pracownik klika w wyświetlany pod konkretnym szkoleniem link.
Po udanym przejściu szkolenia BHP lub szkolenia stanowiskowego, nowozatrudniony pracownik otrzymuje potwierdzenie, które jest dowodem na pozytywne ukończenie kursu oraz gwarancją bezpieczeństwa i gotowości do wykonywania obowiązków na swoim stanowisku.
Teczka elektroniczna
Teczka elektroniczna to zaawansowane narzędzie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją i procesami związanymi z zatrudnianiem nowych pracowników. Dzięki niej, cała niezbędna dokumentacja, w tym umowy, formularze i polityki firmy, jest przechowywana w jednym, dostępnym online miejscu.
Automatyzacja procesów redukuje czas potrzebny na przygotowanie i przetwarzanie dokumentów, co pozwala działom HR skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Nowi pracownicy zyskują natychmiastowy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji i dokumentów, co ułatwia im szybkie wdrożenie się w nowe obowiązki.
Wyeliminowana zostaje konieczność skanowania dokumentów i przechowywania ich w formie papierowej.
Integracja z systemem kadrowym
Integracja z Systemem Kadrowym w nowym systemie do onboardingu to klucz do efektywności i sukcesu
Integracja umożliwia automatyzację wielu ręcznych zadań, takich jak wprowadzanie danych osobowych, przydzielanie dostępów i zarządzanie dokumentacją. Dzięki temu zespół HR może skupić się na bardziej strategicznych działaniach, a ryzyko błędów ludzkich zostaje zredukowane do minimum.
Synchronizacja danych między systemem kadrowym a systemem onboardingowym zapewnia ich spójność i aktualność. Nowi pracownicy są od razu dodawani do bazy danych, co ułatwia zarządzanie informacjami oraz umożliwia bieżący dostęp do kluczowych danych przez cały zespół HR.
Pozwala ona na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów. Szybsze przetwarzanie dokumentów i danych oraz lepsza organizacja procesów przekładają się na znaczną oszczędność czasu i kosztów związanych z zatrudnieniem nowego pracownika.
Komunikator
Komunikator zapewnia szybką wymianę wiadomości pomiędzy nowym pracownikiem, a Działem Kadr w Twojej firmie.
Komunikator to miejsce, przez które Twój pracownik może kontaktować się z Działem Kadr, jeżeli będzie miał jakieś pytania dotyczące dokumentacji lub problemy w uzupełnianiu danych. To także miejsce, przez które Dział Kadr skontaktuje się z pracownikiem, jeżeli np. dokumentacja będzie niekompletna i będzie wymagać uzupełnienia.
